RETIFICAÇÃO E SUBSTITUIÇÃO DA ESCRITURAÇÃO CONTÁBIL DIGITAL (ECD)

Uma vez autenticado o livro, não será mais possível substituí-lo.

A retificação de lançamento feito com erro, em livro já autenticado pela Junta Comercial, deverá ser efetuada nos livros de escrituração do exercício em que foi constatada a sua ocorrência, observadas as Normas Brasileiras de Contabilidade, não podendo o livro já autenticado ser substituído por outro, de mesmo número ou não, contendo a escrituração retificada.

Portanto, uma vez autenticado o livro, não será mais possível substituí-lo. Com isto, a pessoa jurídica titular da ECD deverá possuir muita atenção ao enviar o arquivo contendo a respectiva escrituração.

A Resolução CFC 1.330/11 dispõe que a retificação de lançamento é o processo técnico de correção de registro realizado com erro na escrituração contábil da entidade e pode ser feito por meio de estorno, transferência e complementação. Em qualquer uma destas hipóteses, o histórico do lançamento deve precisar o motivo da retificação, a data e a localização do lançamento de origem.

Salienta-se que o estorno consiste em lançamento inverso àquele feito erroneamente, anulando-o totalmente. Já o lançamento de transferência é aquele que promove a regularização de conta indevidamente debitada ou creditada, por meio da transposição do registro para a conta adequada. O lançamento de complementação é aquele que vem posteriormente complementar, aumentando ou reduzindo o valor anteriormente registrado.

Na hipótese do livro não ter sido autenticado ainda, poderá ser promovida a sua substituição. Para isso o contribuinte deverá consultar o programa validador e assinador (PVA), o menu "Consulta Situação", para verificar o andamento dos trabalhos.

O livro pode ser substituído mediante a geração de requerimento específico de substituição utilizando a funcionalidade de gerenciar requerimento do PVA, exceto quando estiver em um dos seguintes status: em análise (pela Junta Comercial), autenticado ou substituído.

Se o livro estiver "em análise", dirija-se, com urgência, a Junta Comercial e solicite que o livro seja colocado em exigência. O Departamento Nacional de Registro de Comércio recomenda que o requerimento para colocar o livro sob exigência deve conter: a identificação do livro, seu número, período a que se refere a escrituração e a devida justificação.

Segue roteiro prático conforme orientações da Receita Federal do Brasil através do Portal do SPED:

1. Corrija as informações no arquivo (livro digital); - se o arquivo é o que foi assinado, remova a assinatura. A assinatura é um conjunto de caracteres "estranhos" que fica após o registro 9999. Basta apagar tudo que fica após tal registro;

2. Valide o livro;

3. Assine;

4. Gere o requerimento de substituição (a opção está no topo do formulário) - o hash do livro a ser substituído é, também, o número do recibo de entrega. A informação deve ser preenchida utilizando somente os algarismos e as letras maiúsculas de A até F.

5. Assine o requerimento; e

6. Transmita.

Fonte: Editorial ITC